Optimisez votre journée : Traitez vos courriels comme du linge
Imaginez un instant que nous traitions le courrier électronique de la même manière que notre linge. Cela pourrait ressembler à ceci : Au moins dix fois par heure, nous regardions dans le sèche-linge, soupirions devant le mélange de vêtements secs et mouillés, nous demandions où était la chemise dont nous avions besoin, puis refermions la porte du sèche-linge sans rien vider. Laura Mae Martin, auteur de Uptime : A Practical Guide to Personal Productivity and Wellbeing, a une meilleure approche. Traitez votre courrier électronique comme vous le feriez idéalement pour votre linge.
Comment mettre cette métaphore en pratique dans nos boîtes de réception ? Martin propose quelques étapes pour tirer le meilleur parti de cette analogie. La première consiste à réserver un moment spécifique de votre journée pour vous occuper de votre boîte de réception. C’est l’équivalent par courrier électronique de vider votre sèche-linge, et pas seulement de regarder dedans, et de trier les vêtements dans des paniers. Avec ce premier pas, vous préparez déjà votre avenir à une meilleure journée !
Le processus
À ce moment précis, vous aurez un premier aperçu de tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception, ou du moins de ce que vous pouvez, en classant vos messages dans l’un des quatre « paniers » suivants : Répondre, À lire, Revoir et Détendre (c’est-à-dire l’archive où se trouve l’e-mail une fois que vous y avez donné suite à partir d’un panier, et la corbeille pour les e-mails supprimés). L’action sur ces messages n’intervient qu’une fois le tri effectué. Ainsi, au lieu de « toucher » votre courrier électronique une douzaine de fois avec votre attention, vous ne le touchez que deux fois : en le triant et en y donnant suite.
Examinons ces trois premiers paniers un peu plus en détail.
Tout d’abord, le panier « Répondre » est destiné aux courriels qui nécessitent une réponse de votre part, qui ont besoin de vous et de votre temps pour être traités. Ensuite, le panier « À lire » est destiné aux courriels que vous souhaitez lire à titre informatif, mais qui n’appellent pas de réponse. Enfin, le panier « Revisiter » est destiné aux courriels auxquels vous devez répondre mais que vous ne pouvez pas traiter pour l’instant parce que vous attendez le moment opportun, une réponse de la part de quelqu’un, etc.
Voici plus d’informations sur la façon de traiter votre courrier électronique comme du linge dans votre boîte de réception. Vous n’avez pas de sèche-linge séparé pour vos vêtements de travail et vos vêtements personnels, alors idéalement, vous voulez que vos multiples boîtes de réception soient regroupées en un seul endroit, comme dans la vue Dossiers unifiés de Thunderbird. Les paniers (Répondre, Lire, Revoir) sont des étiquettes ou des dossiers. Les messages non lus ne doivent pas être placés au même endroit que les courriels triés ; c’est comme si vous mettiez des vêtements mouillés avec votre linge bien sec !
Paniers et tâches par lots
Vous vous demandez peut-être « pourquoi ne pas utiliser ce temps pour trier les messages ET y répondre ? ». La réponse est que ce type de multitâche vous empêche de vous concentrer, grâce à ce que l’on appelle le résidu d’attention. Le fait de passer du tri à la réponse – et d’augmenter le risque de tomber dans des trous de souris – rend les résidus d’attention plus épais, plus collants et, en fin de compte, plus difficiles à se débarrasser. Le traitement par lots, qui consiste à regrouper des tâches connexes pendant une période prolongée, permet de contrôler les tâches potentiellement distrayantes, comme le courrier électronique. Ainsi, le tri est un lot, la réponse en est un autre, etc. Même si vous êtes tenté, ne mélangez pas les tâches !
Mise en pratique
Vous savez pourquoi vous devez traiter votre courrier électronique comme du linge, et vous connaissez la marche à suivre. Voici quelques étapes à suivre dès le premier jour pour que cette approche efficace devienne une habitude.
Installation unique :
- Placez les courriels actifs dans votre boîte de réception dans l’une des trois premières corbeilles (Répondre, Lire, Revoir).
- Si le courrier électronique n’a pas besoin de l’une de ces corbeilles, archivez-le ou supprimez-le.
Tâches quotidiennes
- Rappelez-vous que les 4 corbeilles sont des tâches à accomplir séparément.
- Choisissez un moment pour trier votre courrier électronique chaque jour – au moins une fois, et si possible pas plus de deux ou trois fois. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un temps UNIQUEMENT destiné à trier les courriels dans vos paniers.
- Offrez à votre futur le cadeau d’une boîte de réception triée
- Prévoyez du temps dans la journée pour vous occuper des paniers – mais un seul panier à la fois ! Réservez des plages horaires pour répondre, lire ou vérifier l’état d’avancement de vos courriels Revisit. Pensez à votre flux d’énergie au cours de la journée et attribuez les tâches les plus exigeantes sur le plan mental aux moments où vous avez le plus d’énergie.
Un dernier pli
Merci de vous joindre à nous pour continuer à transformer nos boîtes de réception, nos calendriers et nos listes de tâches en outils de productivité inspirants plutôt qu’en fardeaux. Nous savons que l’ouverture de nos boîtes de réception peut parfois nous sembler accablante, ce qui leur permet de nous voler plus facilement notre attention et notre temps. Mais si vous traitez votre courrier électronique comme du linge, cette corvée peut vous aider à gérer votre boîte de réception et à en prendre le contrôle, et non l’inverse.
Nous sommes impatients d’essayer cette méthode et nous espérons que vous le serez aussi. Nous sommes également impatients d’appliquer ces conseils à notre propre linge. Attention aux boîtes de réception et aux penderies. Nous venons vous chercher !
Jusqu’à la prochaine fois, restez productifs !
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