Maximieren Sie Ihren Tag: Behandeln Sie Ihre E-Mails wie Wäsche
Stellen Sie sich einen Moment lang vor, wir würden E-Mails so behandeln wie unsere Wäsche. Es könnte in etwa so aussehen: Mindestens zehnmal pro Stunde schauten wir in den Trockner, seufzten angesichts der Mischung aus nasser und trockener Wäsche, fragten uns, wo das Hemd war, das wir brauchten, und schlossen dann die Tür des Trockners wieder, ohne etwas zu leeren. Laura Mae Martin, Autorin von Uptime: A Practical Guide to Personal Productivity and Wellbeing, hat einen besseren Ansatz. Behandeln Sie Ihre E-Mails so, wie Sie idealerweise Ihre Wäsche behandeln würden.
Wie können wir diese Metapher auf unsere Posteingänge anwenden? Martin hat einige Tipps, wie Sie das Beste aus dieser Analogie herausholen können. Der erste ist, dass Sie sich eine bestimmte Zeit am Tag nehmen sollten, um Ihren Posteingang zu bearbeiten. Das ist das E-Mail-Äquivalent dazu, dass Sie Ihren Trockner leeren und die Wäsche in die Körbe sortieren, anstatt nur hineinzuschauen. Mit diesem ersten Schritt stellen Sie bereits die Weichen für einen besseren Tag in Ihrer Zukunft!
Der Prozess
Zu diesem Zeitpunkt sehen Sie sich alles in Ihrem Posteingang an, oder zumindest so viel wie möglich. Dabei sortieren Sie Ihre Nachrichten in einen der vier „Körbe“ – Beantworten, Zu lesen, Überprüfen und Entspannen (auch bekannt als das Archiv, in dem die E-Mail verbleibt, nachdem Sie sie aus einem Korb bearbeitet haben, und der Papierkorb für gelöschte E-Mails). Die Bearbeitung dieser Nachrichten erfolgt erst nach dem Sortieren. Anstatt Ihre E-Mail also ein Dutzend Mal mit Ihrer Aufmerksamkeit zu „berühren“, berühren Sie sie nur zweimal: beim Sortieren und beim Bearbeiten der Nachricht.
Lassen Sie uns diese ersten drei Körbe etwas ausführlicher besprechen.
Erstens ist der Korb ‚Antworten‘ für E-Mails gedacht, die eine Antwort von Ihnen erfordern, die Sie und Ihre Zeit zur Bearbeitung benötigen. Der nächste Korb ‚Zum Lesen‘ ist für E-Mails gedacht, die Sie zu Informationszwecken lesen möchten, auf die Sie aber nicht antworten müssen. Der Korb ‚Wiedervorlage‘ schließlich ist für E-Mails gedacht, die Sie beantworten müssen, aber im Moment nicht können, weil Sie auf den richtigen Zeitpunkt, eine Antwort von jemandem usw. warten.
Hier finden Sie weitere Informationen darüber, wie Ihre E-Mails in Ihrem Posteingang wie Wäsche behandelt werden können. Sie haben keine separaten Wäschetrockner für Arbeits- und Privatkleidung. Daher möchten Sie idealerweise Ihre verschiedenen Posteingänge an einem Ort aufbewahren, wie z.B. in der Unified Folders-Ansicht von Thunderbird. Die Körbe (Reagieren, Zu lesen, Wiedersehen) sind Etiketten, Tags oder Ordner. Ungelesene Nachrichten sollten nicht zusammen mit sortierten E-Mails aufbewahrt werden. Das ist so, als würden Sie nasse Kleidung zu Ihrer schönen, trockenen Wäsche legen!
Warenkörbe und Batch Tasking
Sie fragen sich vielleicht: „Warum nicht einfach die Zeit nutzen, um Nachrichten zu sortieren UND zu beantworten?“ Die Antwort ist, dass diese Art von Multitasking Ihre Konzentration beeinträchtigt, und zwar durch einen sogenannten Aufmerksamkeitsrest. Das Hin- und Herspringen zwischen Sortieren und Antworten – und die erhöhte Wahrscheinlichkeit, bei letzterem in Aufmerksamkeits-Kaninchenlöcher zu fallen – macht die Aufmerksamkeitsreste dicker, klebriger und letztlich schwerer abzuschütteln. Batch-Tasking, d.h. die Zusammenfassung zusammengehöriger Aufgaben über einen längeren Zeitraum, hält potenziell ablenkende Aufgaben wie E-Mails in Schach. So ist das Sortieren ein Stapel, das Beantworten ein anderer, usw. Auch wenn Sie noch so sehr in Versuchung sind, vermischen Sie die Aufgaben nicht!
In die Praxis umsetzen
Sie wissen, warum Sie Ihre E-Mails wie Wäsche behandeln sollten, und Sie kennen den Prozess. Hier sind einige Schritte für den ersten Tag und darüber hinaus, um diesen effizienten Ansatz zur Gewohnheit werden zu lassen.
Einmalige Einrichtung:
- Legen Sie aktive E-Mails in Ihrem Posteingang in einen der ersten drei Körbe (Beantworten, Zu lesen, Erneut lesen)
- Wenn die E-Mail keinen dieser Körbe benötigt, archivieren oder löschen Sie sie
Tägliche Aufgaben
- Denken Sie daran, dass die 4 Baskets Aufgaben sind, die separat erledigt werden müssen.
- Legen Sie eine Zeit fest, zu der Sie jeden Tag Ihre E-Mails sortieren – mindestens einmal und hoffentlich nicht mehr als zwei oder drei weitere Male. Denken Sie daran, dass dies NUR die Zeit ist, in der Sie die E-Mails in Ihre Warenkörbe sortieren.
- Schenken Sie Ihrer Zukunft einen sortierten Posteingang
- Nehmen Sie sich tagsüber Zeit, um sich mit den Körben zu beschäftigen – aber immer nur einen Korb auf einmal! Legen Sie Zeitfenster nur für das Beantworten, Lesen oder Überprüfen des Fortschritts Ihrer Revisit-E-Mails an. Denken Sie an Ihren Energiefluss während des Tages und ordnen Sie die geistig anstrengendsten Boxen den Zeiten zu, in denen Sie die meiste Energie haben.
Eine letzte Falte
Vielen Dank, dass Sie uns auf unserem Weg begleiten, unsere Posteingänge, Kalender und Aufgabenlisten in inspirierende Produktivitätswerkzeuge zu verwandeln, anstatt sie zu belasten. Wir wissen, dass sich das Öffnen unserer Posteingänge manchmal überwältigend anfühlen kann, was es ihnen leichter macht, unsere Aufmerksamkeit und unsere Zeit zu stehlen. Aber wenn Sie Ihre E-Mails wie Wäsche behandeln, kann diese Aufgabe dazu beitragen, dass Ihr Posteingang überschaubar wird und Sie die Kontrolle über ihn haben, anstatt umgekehrt.
Wir freuen uns darauf, diese Methode auszuprobieren, und wir hoffen, dass Sie es auch tun. Wir sind auch gespannt darauf, diese Ratschläge mit unserer eigenen Wäsche auszuprobieren. Aufgepasst, Posteingänge und Bodenschränke. Wir kommen zu Ihnen!
Bis zum nächsten Mal, bleiben Sie produktiv!
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